01Wie is verantwoordelijk?
Titan Events BV
Oostmalsesteenweg 254
2520 Ranst · België
Ondernemingsnummer BE0695.529.986
support@titanevents.be
Titan Events BV is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we voor onze evenementen en bijbehorende websites en communicatie verwerken. Voor vragen over dit beleid of je gegevens kun je ons rechtstreeks mailen.
02Welke gegevens gebruiken we, en waarom?
| Waarvoor? | Welke gegevens? | Op welke basis? |
|---|---|---|
| Inschrijving, tickets en deelname | Gegevens die nodig zijn voor je bestelling en deelname, zoals naam, contactgegevens, ticket, gekozen event en startmoment. | Uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen. |
| Praktische berichten en vragen | Je contactgegevens, bestelling en de inhoud van je vraag of melding. | Uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om je te helpen en het event zorgvuldig te organiseren. |
| Promotionele e-mails via Paylogic | Je e-mailadres, je gemaakte keuze en bewijs van die keuze. | Je afzonderlijke toestemming. Het promotionele opt-invakje staat los van het akkoord met de algemene voorwaarden. |
| Foto’s en video’s | Eventbeelden waarop je herkenbaar kunt zijn en, indien nodig, je afzonderlijke beeldtoestemming. | De passende rechtsgrond en het toepasselijke recht op afbeelding; zie het hoofdstuk over beelden hieronder. |
We vragen alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn. Een ticket- of praktisch eventbericht is iets anders dan een promotionele nieuwsbrief: voor die laatste kun je je keuze zelf maken en weer intrekken.
03Met welke partijen werken we?
Voor de deelnemersadministratie en ticketcommunicatie gebruiken we Paylogic. Voor de fotogalerijen en de optionele fotozoekfunctie gebruiken we FotoOwl, een leverancier gevestigd in India. Mailchimp, Manychat en We Are Agency behoren niet meer tot de hiervoor gebruikte diensten.
Technische diensten zijn daarnaast nodig voor deze websites: hosting en beveiliging via het Sites-platform/Cloudflare, satellietkaartbeelden van Esri. De lettertypen worden vanuit deze website zelf geladen. YouTube wordt pas geladen nadat je externe video’s toestaat en een video opent.
Deze partijen krijgen alleen de gegevens die bij hun betreffende functie horen. Hun rol, dienstverlening en eventuele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte moeten worden gedekt door de toepasselijke gegevensbeschermingsafspraken. Meer informatie over Paylogic vind je in hun privacyverklaring. Onze eigen verantwoordelijkheid voor de verwerkingen namens Titan Events blijft bestaan.
Bij een doorgifte buiten de EER moeten de daarvoor vereiste waarborgen gelden, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Je kunt ons vragen welke afspraken en waarborgen voor jouw gegevens van toepassing zijn.
04Foto’s, video’s en Face Search
We maken onderscheid tussen algemene eventverslaggeving en gerichte promotiebeelden. Bij overzichts- of sfeerbeelden is iemand niet noodzakelijk het hoofdonderwerp. Zodra een persoon wel duidelijk centraal staat of een beeld gericht als promotie wordt gebruikt, beoordelen we welke afzonderlijke toestemming en rechtsgrond daarvoor nodig zijn.
Akkoord gaan met de algemene voorwaarden is op zichzelf geen algemene toestemming voor ieder toekomstig beeldgebruik. Waar afzonderlijke toestemming nodig is, moet die specifiek en vrijwillig zijn en kunnen worden aangetoond. Weigeren van promotioneel beeldgebruik verhindert op zichzelf je deelname niet. Bij minderjarigen betrekken we de bevoegde ouder of wettelijke vertegenwoordiger waar dat nodig is.
FotoOwl biedt daarnaast een optionele Face Search-functie om je eigen eventfoto’s te vinden. Daarvoor kan FotoOwl een selfie en gecodeerde gezichtskenmerken verwerken. Dit is een afzonderlijke keuze waarvoor uitdrukkelijke toestemming nodig is; toestemming voor nieuwsbrieven of gewone promotiefoto’s geldt daarvoor niet automatisch. Je kunt de gewone fotogalerij gebruiken zonder voor gezichtszoeken te kiezen.
Lees vóór het gebruik de informatie en toestemmingskeuze van FotoOwl. Wij gebruiken Face Search voor het terugvinden van eventfoto’s, niet om op basis van je gezicht marketingprofielen op te stellen. Privacyverklaring FotoOwl ↗
Sta je herkenbaar op een beeld en heb je een vraag of bezwaar? Mail ons de link of een duidelijke verwijzing naar het beeld. We beoordelen je verzoek en de toepasselijke rechten.
05Cookies en externe inhoud
| Onderdeel | Wat gebeurt er? | Jouw keuze |
|---|---|---|
| Noodzakelijke voorkeur | De site bewaart je keuze voor externe video’s en de datum ervan in lokale browseropslag, maximaal 180 dagen. | De keuze is nodig om je voorkeur te onthouden. |
| YouTube-aftermovies | Na toestemming en het openen van een video laadt de externe YouTube-speler. Google/YouTube ontvangt dan onder meer je IP-adres en apparaatgegevens en kan cookies of lokale opslag gebruiken. | Uitgeschakeld totdat je toestemming geeft. Je kunt die weer intrekken. |
| Satellietkaart | Bij het laden van de kaart worden kaartbeelden bij Esri opgehaald. Daarbij worden technische verbindingsgegevens doorgegeven. Lettertypen worden vanuit deze website zelf geladen. | Deze functies worden in de huidige website technisch geladen; het zijn geen door ons toegevoegde advertentie- of analysetrackers. |
| Foto’s en obstakelclips op de site | Deze bestanden worden via de website geladen. Een link naar FotoOwl opent een afzonderlijke externe dienst. | Lokale clips blijven beschikbaar zonder YouTube-toestemming. |
Je kunt je videovoorkeur steeds wijzigen via . Intrekken verwijdert een geopende YouTube-speler uit deze pagina. Het verwijdert niet automatisch gegevens die de externe aanbieder voordien al rechtmatig heeft verwerkt.
06Hoe lang bewaren we gegevens?
Bewaartermijnen verschillen per doel. We bewaren gegevens zolang een concreet doel en een geldige rechtsgrond dat rechtvaardigen en beoordelen periodiek of ze nog nodig zijn.
- Deelnemers- en bestellingsdossiers: zolang nodig voor het organiseren en afhandelen van de deelname, de opvolging van concrete vragen en aanspraken en toepasselijke wettelijke of contractuele bewaarplichten. Daarna verwijderen of anonimiseren we gegevens die niet meer nodig zijn.
- Boekhouding en juridische dossiers: gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijnen en, waar nodig, de toepasselijke verjarings- of geschiltermijnen. We beperken de bewaarde gegevens tot wat voor dat dossier relevant is.
- Promotionele e-mailgegevens: zolang de toestemming geldig is en de communicatie relevant blijft, met periodieke controle. Na uitschrijving stoppen we promotionele verzending; een minimaal bezwaar- of toestemmingsbewijs kan nodig blijven om je keuze te respecteren of aan te tonen.
- Eventbeelden en geselecteerde promotiefoto’s: zolang ze aantoonbaar nodig zijn voor het eventarchief of het beoogde actieve gebruik en de rechtsgrond of toestemming dat toelaat. We controleren de selectie periodiek. Een ouder beeld mag niet alleen worden behouden omdat bewaren technisch mogelijk is.
- Face Search en technische gegevens bij leveranciers: niet langer dan nodig voor de gekozen dienst en volgens de daarvoor toepasselijke instellingen en afspraken. Gezichtsgegevens krijgen geen automatisch onbeperkte bewaartermijn omdat de fotogalerij langer beschikbaar blijft.
- Cookievoorkeur: maximaal 180 dagen op je toestel.
07Jouw rechten en contact
Onder de voorwaarden van de AVG kun je inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je gegevens vragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking die op gerechtvaardigd belang steunt. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Waar verwerking op toestemming steunt, kun je die toestemming weer intrekken; eerdere rechtmatige verwerking wordt daardoor niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.
Mail je verzoek naar support@titanevents.be. We reageren in principe binnen één maand. Als een verzoek complex is, kan de wettelijke termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten je dat binnen de eerste maand weten. Alleen bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we aanvullende informatie. Een volledige kopie van je identiteitskaart is niet standaard vereist.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit ↗.
08Beveiliging en wijzigingen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen en beperken toegang tot wie ze voor zijn taak nodig heeft. We beoordelen eventuele incidenten en nemen de wettelijk vereiste maatregelen en meldingen.
Wanneer onze werkwijze of de wetgeving verandert, werken we dit beleid bij. Bovenaan staat de versiedatum. Een nieuw doel dat afzonderlijke toestemming vereist, wordt niet automatisch toegestaan doordat deze tekst wordt aangepast.